Im Fokus: Achtung Kassen-Nachschau!

Dingdong und klopf klopf: Seit Anfang 2018 dürfen Finanzbeamte ohne Ankündigung im (gastronomischen) Betrieb überprüfen, ob in Sachen Kasse alles mit rechten Dingen zugeht. Wie können sich Gastronomen für den unerwarteten Besuch rüsten? 

Text: Jan-Peter Wulf

„Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau)“, so der Paragraph 146b der Abgabenordnung in bestem Amtsdeutsch. 

Im Klartext: eine Zäsur. Denn wurden Betriebsprüfungen früher oft mehrere Wochen im Voraus angekündigt – sodass Zeit genug blieb, um etwaige „Unstimmigkeiten“ auszugleichen – steht der Finanzbeamte nun unangemeldet vor der Tür. Und darf, auch wenn der Chef nicht im Haus ist, Einblick in die Kasse fordern. Mehr noch: Der Finanzbeamte kann sogar wie ein ganz gewöhnlicher Kunde auftreten und erst einmal undercover recherchieren. „Die Prüfer kommen unangekündigt rein, inkognito wie ein Gast. Sie tun so, als ob sie sich die Auslagen angucken, ob jede Pizza, jeder Cappuccino eingebucht wird. Sie bestellen etwas und warten, ob sie unaufgefordert einen Beleg bekommen“, schildert Marc Zietemann, Steuerberater in Hamburg mit Spezialgebiet Gastronomie, bei einem Workshop des „Food Entrepreneurs Club“ den Gastro-Gründern Ende 2018 in Berlin, wie der Fiskus in praxi vorgeht. 

500 Nachschauen allein in Berlin 

Betriebe mit viel Bargeldverkehr wie Friseursalons, Bäckereien oder Cafés und Restaurants haben die Ämter im Visier. In Berlin stand die Gastronomie im ersten Kassen-Nachschau-Jahr sogar besonders im Fokus: Rund 500 Mal rückten die Beamten zur Kassen-Nachschau in Betrieben der Branche aus. In vielen Fällen stellten sie offenbar Unstimmigkeiten fest, denn mittels Betriebsprüfungen konnte ein steuerliches Mehrergebnis von fast 16 Millionen Euro „erwirtschaftet“ werden. Das muss man nämlich wissen: Sollte die Kassen-Nachschau Stirnrunzeln beim Prüfer hervorrufen (etwa, weil sich das vorliegende Bargeld im Verhältnis zum Tagesumsatz als unrealistisch darstellt – hier greifen die Ämter auf Normalverteilungs- und Erfahrungswerte zurück), so kann er die gesamte Kasse verwerfen und direkt zu einer vollständigen Betriebsprüfung übergehen. Es können so genannte Zuschätzungen erfolgen – rund zehn Prozent sind nicht unüblich – schlimmstenfalls droht ein juristisches Nachspiel. Sogar bei Foodtrucks sei es schon zur Kassen-Nachschau gekommen, berichtete Günther Elfert vom Dehoga Bayern/Oberfranken bei einer Panel-Diskussion auf der „Street Food Convention“ im November 2018 in Nürnberg. 

Täglich geführtes Kassenbuch: das A und O

Wie also wappnen sich Gastronomen für den ungebetenen Besuch? Dreh- und Angelpunkt ist das akkurat geführte Kassenbuch. Es dokumentiert dem Finanzbeamten im Prüfungsfall – und überdies dem Chef für betriebliche Entscheidungen – wie viele Kasseneinnahmen und -ausgaben sich am Tage ergeben haben, welcher Tagesumsatz erzielt wurde und wieviel Bargeld sich in der Kasse befindet. Welche Form es hat, ist gesetzlich nicht vorgegeben – sowohl die klassische Papierform als auch die elektronische Variante ist zulässig. Steuerberater Marc Zietemann rät jedoch zur analogen Version und mit dem Stift und Vorlagen (die gibt es z.B. von Zweckform oder Herlitz) zu arbeiten. Hier lassen sich alle Kosten- und Erlösarten wie Bareinnahmen, Geschäftsausgaben oder Privateinlagen notieren, zum täglichen Kassenbericht gehört auch ein Zählprotokoll, mit dem Münz- und Scheinarten in ihrer am Ende des Tages vorhandenen Stückelung – zum Beispiel als Strichliste – dokumentiert werden. Wer es digital bevorzugt: Mittlerweile gibt es auch digitale Kassenbuch-Lösungen (z.B. von Zeitgold), und die Anbieter der in der Branche gängigen Kassensysteme haben zum Teil bereits steuerkonforme, mit einem Zeitstempel ausgestattete Tools an Bord (z.B. Gastrofix) oder arbeiten daran (z.B. Orderbird). Zeitstempel versichern, dass der Bericht zeitnah erstellt worden ist – und das ist, ob analog oder digital, essentiell. Maximal 12 Stunden nach Ende eines Geschäftstages – also beispielsweise bevor das Geschäft am nächsten Tag wieder beginnt – sollte der Bericht abgeschlossen sein. 

„Das Erfordernis größter Zeitnähe bringt es mit sich, dass der Unternehmer seine Kassenaufzeichnungen selbst führen muss. Diese Aufgabe kann er nicht auf einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe delegieren“, schreibt Gerd Achilles, Betriebsprüfer des Landes Nordrhein-Westfalen, in seinem Buch „Kassenführung in der Gastronomie“ (s. Buchtipp). Heißt: Selbst wenn der Chef gerade am Strand liegt oder in den Bergen wandert, die Kassenbuchführung muss er täglich vornehmen, oder einem Mitarbeiter anvertrauen. Keinesfalls sollte man eine Excel-Datei verwenden, so Marc Zietemann: Diese ließe sich nämlich im Nachhinein theoretisch anpassen (sprich manipulieren). Bei einem papiernen Bericht greift die Beweislastumkehr – im Zweifelsfall müsste das Amt nachweisen können, dass der analoge Bericht nicht tagesaktuell erstellt worden ist. 

Unterlagen rund um die Kasse aufbewahren 

Mit dem täglichen Kassenbericht alleine ist es noch nicht getan: Auch den Blick auf Unterlagen wie Originalbelege und End- bzw. Z-Bons kann der Prüfer einfordern. Allerdings müssen sie immer schon zehn Jahre aufbewahrt und dem Amt auf Anfrage vorgelegt werden. Ebenso sollte die Betriebsanleitung für die Kasse vorliegen, und sollte die Kasse für den Betrieb programmiert worden sein (z.B. bestimmte Tastenfunktionen), müssen solche Anpassungen ebenfalls dokumentiert und nachvollziehbar sein. „Liegt keine Bedienungsanleitung vor, kann der Prüfer feststellen, dass keine ordnungsgemäße Kassenführung vorliegt“, so Marc Zietemann. 

Übrigens: Aktuell gibt es in Deutschland noch keine Verpflichtung, eine Registrierkasse zu verwenden. Die altgediente offene Ladenkasse ist zulässig – ob das Arbeiten mit ihr praktisch und zeitgemäß ist, ist eine andere Sache. Zum Schutz vor Manipulationen elektronischer Aufzeichnung müssen Registrier- und PC-Kassen ab dem kommenden Jahr mit einem Sicherheitsmodul, einem nichtflüchtigen Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle ausgerüstet sein. Ebenso gilt dann eine Belegausgabepflicht an die Kunden. Wer ein elektronisches Kassensystem verwendet, sollte sich diesbezüglich mit dem Hersteller seines Vertrauens in Verbindung setzen. 

+++

5 Tipps zur Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau 

1. Kassenbuch und Kassenbericht öffnungstäglich und zeitnah aktualisieren

2. Belege, Betriebsanleitung und Dokumentation von Programmierungen aufbewahren

3. Auch Speise- und Getränkekarten, Reservierungsbücher und Rezepturen archivieren

4. Mitarbeiter briefen, was im Falle eines Prüferbesuchs zu tun ist

5. Steuerberater (Vollständigkeit Unterlagen, ordnungsgemäßer Zustand Kasse) kon-sultieren 

Buchtipp: „Kassenführung in der Gastronomie“ von Gerd Achilles 
Ein auch für Nichtbeamte sehr gut verständlicher, strukturierter und praktischer Ratgeber, der sich speziell an Branchenbetriebe richtet. Herausgegeben von DATEV eG, 2018. 180 Seiten18,68 €. 

Surftipp: „Steuernews für die Gastronomie“ von der Steuerberatung Zietemann.
Zweimal jährlich erscheinende Updates zu steuerlichen Themen in der Gastronomie: bit.ly/steuernewsgastronomie