Im Fokus: Teamwork 2020

Digital Teamwork 2020. Grafik: Istockphoto.com/Who_I_am

Wenn von der Digitalisierung in der Gastronomie gesprochen wird, sind damit meist Reservierungs- und Bezahlprozesse, Warenwirtschaftssysteme und Social Media gemeint. Doch auch für die interne Zusammenarbeit gibt es moderne Tools, die in anderen Branchen schon längst zum Standardwerkzeug gehören und – nicht nur in Zeiten von Homeoffice und streng voneinander getrennten Schichten – hilfreich sind. Wir stellen Lösungen für vier Bereiche vor. 

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Text: Jan-Peter Wulf

 

1. Team-Kommunikation: Slack
„Slack“ ist eine Chat-Software und hilft bei konsequenter Nutzung, die E-Mail-Flut und schnell unübersichtlich werdende Gruppenmail-Kommunikation zu überwinden. Es lassen sich sowohl einzelne Kanäle (wie „Küchenteam“, „Events“ oder „Festangestellte“) einrichten als auch alle Mitglieder direkt anschreiben. Damit das System gut funktioniert, sollten alle Nutzer eine Benachrichtigung (z.B. auf ihren Smartphone-Homescreen) erhalten können, wenn das Thema sie betrifft. Speziell für die mobile Kommunikation und für Teams, deren Mitglieder nicht gleichzeitig vor Ort arbeiten, ist „Slack“ äußerst hilfreich. Für kleine Teams dürfte die kostenlose Basis-Version zumindest anfänglich genügen, ansonsten empfiehlt sich die Standard-Version (6,25 Euro/Monat).
Deutsche Alternative: Stackfield      

 

2. Aufgabenverwaltung: Trello
Für eine Einzelperson genügt eine digitale To-do-Liste (die bieten z.B. „Wunderlist“ und „Todoist“ an), doch in Teams sind Aufgaben komplexer miteinander verwoben. Mit den digitalen Tafeln von „Trello“ lassen sich individuelle und kollektive Aufgaben definieren, den entsprechenden Personen zuordnen und in eine sowohl horizontale (zeitliche) als auch vertikale (z.B. Priorität) Reihenfolge bringen. Auf den einzelnen digitalen Zetteln lassen sich Aufgabeninhalt, Checklisten für mehrteilige Prozesse, Termine mit Erinnerungsfunktion und Anhänge anbringen. Beim Team-Meeting oder im Einzelgespräch können dann neue Aufgaben besprochen und entsprechend eingetragen werden – und natürlich auch fortwährend. Auch die App-Version fürs Smartphone ist hinreichend übersichtlich gestaltet. Für ein „kannst du bitte eben mal“ im laufenden Geschäft braucht man „Trello“ wohl nicht, doch für die Projektarbeit ist es empfehlenswert. Bei kleinen Teams dürfte auch hier die kostenlose Version fürs Erste genügen, ansonsten kostet es ca. 10 US-Dollar pro Nutzer und Jahr.
Deutsche Alternativen: Meistertask, Factro

 

3. Datenspeicherung: z.B. Dropbox
Digitale Handbücher, Checklisten, Bilder und vieles mehr: Irgendwo müssen solche Dateien ja abgelegt werden, und wenn das nicht (nur) auf dem Rechner des Chefs sein soll, dann muss eine Cloud-Lösung her. „Dropbox“ ist ein solches Produkt. Mit ihm lassen sich Dateien synchronisieren und z.B. auf dem Mitarbeiter-Laptop oder dem Smartphone offline verfügbar machen. Die Ablage erfolgt idealerweise im Rahmen einer Ordnerstruktur (z.B. „Restaurantfotos“), Zugriffsrechte lassen sich individuell erteilen. Es kann auch externen Personen der Zugriff auf bestimmte Ordner, etwa Presseinformationen, gewährt werden. Mit dem interaktiven Tool „Dropbox Paper“ können Teams zudem direkt online an einer Aufgabe arbeiten. Je nach benötigter Speichermenge kommt der kostenlose Basic- oder der kostenpflichtige Plus-Tarif (ca. 10 Euro pro Monat) in Frage.
Deutsche Alternativen: Strato HiDrive, Wolkesicher, Your Secure Cloud  

 

4. Videoconferencing: z.B. Zoom
Die Durchführung von Videokonferenzen und -calls ist spätestens seit dem Corona-Lockdown auch in hiesigen Gastronomie-Unternehmen angekommen. Der große Vorteil ist, dass Team-Meetings ebenso wie kurzfristige Abstimmungen dezentral und ohne Anwesenheit sämtlicher Personen vor Ort anberaumt werden können – das Smartphone als ständiger Begleiter macht es möglich. Natürlich können sich die Teilnehmer auch vor ihren Laptops versammeln. „Zoom“ hat sich in den vergangenen Monaten zu einer Art Standard dafür entwickelt, auch weil die Bild- und Tonqualität von vielen Nutzern als sehr stabil bewertet wird. Allerdings erhielt das US-Unternehmen auch einige Kritik aufgrund von Datenschutz- und Sicherheitsmängeln, zudem gibt es bei der Gratisversion ein Zeitlimit von 40 Minuten pro Konferenz (sonst ca. 14 Euro/Monat). Auch in diesem Bereich tummeln sich zahlreiche kostenpflichtige Alternativanbieter.
Kostenlose Open-Source-Alternative: Jitsi Meet

 

5. Design Thinking digital: Miro
Digitale Kollaboration für Fortgeschrittene ist das gemeinsame Arbeiten auf digitalen Whiteboards. Man kennt es analog in der Form, dass im Team Ideen gesammelt, diese auf bunte Post-its geschrieben und an die Wand oder Tafel geklebt werden. Das Problem dabei ist die Übertragung in ein Dateiformat – meist wird so eine Tafel abfotografiert oder die Ergebnisse kommen in eine schlichte Textdatei. Mit einem Tool wie „Miro“ lässt sich ein solches Brainstorming auch im virtuellen Raum umsetzen und fortführen: Ideen, Hinweise, zu klärende Punkte, Skizzen, Bilder und vieles mehr werden einfach auf dem Board gesammelt – es gibt auch Vorlagen für verschiedene Prozessformen von Mindmaps bis zu Customer-Journey-Maps. So lassen sich zum Beispiel während einer Videokonferenz Gedanken sammeln und eintragen, indem die Konferenzleitung ihren Laptop-Screen mit diesem darauf laufenden „Miro“ mit den anderen teilt. Natürlich sind auch ein individuelles und zeitversetztes Befüllen, Ergänzen und Abändern möglich. Für den Start reicht die kostenlose Version, für verschiedene Projekte innerhalb des Unternehmens die Team-Variante (ab 8 US-Dollar pro Mitglied).
Deutsche Alternative: Conceptboard

 

Die Sache mit dem Datenschutz:
Die innovativsten und beliebtesten Lösungen für Online-Zusammenarbeit stammen häufig aus den USA und werden auch auf dortigen Servern gehostet. Und längst nicht immer werden Daten verschlüsselt übertragen. Daraus ergeben sich hinsichtlich des Datenschutzes, insbesondere seit Inkrafttreten der DSGVO vor zwei Jahren, diverse Herausforderungen. Prinzipiell fährt man sicherer, wenn man eine Softwarelösung aus Deutschland nutzt.